Ochrana osobních údajů

INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ VE SKUPINĚ OXFORD GROUP

V následujícím textu Vám přinášíme podrobné informace, které jsou důležité pro správné pochopení uděleného souhlasu se zpracováním osobních údajů.

Společnost OXFORD GROUP již dnes zpracovávají osobní údaje na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů pro marketingové účely. Tyto souhlasy jsou nejčastěji udělovány podpisem smlouvy při zřizování našich produktů či služeb nebo jejího dodatku. Vzhledem k požadavkům nové evropské legislativy pro oblast ochrany osobních údajů (Nařízení EU č. 2016/679) zůstávají dosavadní souhlasy se zpracováním osobních údajů v platnosti pouze do 24. 5. 2018. Tento nový souhlas od Vás potřebujeme, abychom i po tomto datu mohli zajistit pro Vás vhodnou nabídku našich služeb a produktů.

Vzhledem k tomu, že tento souhlas je účinný až od 25. 5. 2018, jeho udělení nemá vliv na dosavadní souhlasy, které jsme od Vás případně získali již dříve. V tomto dokumentu naleznete pouze detailní informace týkající se konkrétně tohoto souhlasu.

V dokumentu je vysvětleno:

1. JAKÉ INFORMACE ZPRACOVÁVÁME PRO MARKETINGOVÉ A ADMINISTRATIVNÍ ÚČELY SKUPINY OXFORD GROUP ?

Údaje, které budeme na základě Vašeho souhlasu zpracovávat, zahrnují: jméno a příjmení, rodné číslo (u podnikatele i obchodní firmu, IČO a sídlo), datum narození, kontaktní údaje, síťový identifikátor (IP adresa), informace o důvěryhodnosti, sociodemografická data, informace o využívání produktů a služeb, informace ze žádostí o produkty a služby, informace ze záznamů telefonických hovorů nebo jiné interakce mezi Vámi a námi, bankovní údaje, údaje o nemovitém majetku, a údaje, které zpracováváme pro splnění naší právní povinnosti nebo za účelem našich oprávněných zájmů. Jde o údaje, které získáváme přímo od Vás, z veřejných zdrojů (včetně informací ze sociálních sítí a internetu, které o sobě sami zveřejníte), z průzkumů a uživatelských testování nebo od spolupracujících třetích stran.

V následující části Vám přiblížíme, o jaké osobní údaje jde, včetně příkladů:

Základní identifikační údaje
Zejména jméno, příjmení, rodné číslo a datum nebo místo narození (v případě, že vedete svůj vlastní podnik, to může být i IČO a adresa podnikání).

Kontaktní údaje
Zejména poštovní adresa, telefon nebo email. Tyto údaje jsou nezbytné proto, abychom Vás mohli v souvislosti s poskytováním nebo nabídkou produktů a služeb kontaktovat.

Sociodemografická data
Jde o klasické statistické údaje, například věk, místo pobytu, pohlaví, stav (svobodný/á, rozvedený/á…), vzdělání, příjem apod. Tyto údaje nám o sobě sdělujete při otevíraní produktů nebo si je odhadujeme z jiných dat, která o Vás máme.

Bankovní údaje
Jedná se o čísla účtů, které jste nám sdělil. Tyto údaje využívají naši partneři (realitní kanceláře) k rychlejší přípravě smluvní dokumentace a vypořádání vzájemných závazků mezi Vámi a našimi partnery.

Informace o využívání produktů a služeb
Pro lepší cílení našich produktů a služeb využíváme informace o tom, jaké produkty už máte u nás sjednané, kdy jste si je sjednal/a, s jakými podmínkami, zda je pořád využíváte, nebo jste je zrušil/a.

Interakce se společností OXFORD GROUP
Abychom zajistili efektivní poskytování služeb a zamezili opakovanému kontaktování Vaší osoby, zaznamenáváme informace o uskutečněných kontaktech mezi Vámi a námi. Jde zejména o údaje, jako je datum (případně čas) kontaktu, jeho důvod, a jestli jste kontakt inicioval Vy sám, nebo my. Týká se to kontaktů přes všechny kanály – telefon, SMS, chat, pošta, email, osobní setkání se zaměstnancem nebo partnerem OXFORD GROUP. Pokud šlo o nějakou nabídku z naší strany, vždy si zaznamenáváme Vaši reakci – jestli se Vám nabídka líbila, či nikoliv. Je to z toho důvodu, abychom Vám
produkt, který Vás neoslovil, nenabízeli znova. V aplikaci k tomu určené si děláme i poznámky z rozhovorů mezi Vámi a našimi poradci, abychom se lépe orientovali ve Vašich potřebách.

Záznamy z telefonických rozhovorů
Pokud nám zavoláte, nebo pokud zavoláme my Vám, v úvodu hovoru Vás můžeme požádat o dodatečný souhlas s nahráváním hovoru. V jiných případech zase musíme hovory s Vámi nahrávat abychom dokázali doložit, že jsme postupovali přesně podle Vašich pokynů nebo že skutečně došlo k platnému uzavření smlouvy (popř. z jiných důvodů spadajících do kategorie „oprávněné zájmy správce“, viz dále). O tomto nahrávání Vás vždy předem informujeme. Na základě Vašeho marketingového souhlasu pak můžeme tyto nahrávky zpracovávat i pro marketingové účely.

Informace ze sociálních sítí
Při realizaci našich marketingových kampaní a poskytování našich služeb pracujeme například i s Facebookem. Data, která zveřejňujete na svojí hlavní stránce, u nás neskladujeme, ale využíváme je k ověření důvěryhodnosti klienta nebo k lepšímu zacílení našich kampaní prostřednictvím služby od Facebooku, tj. Facebook je pro nás jen kanálem k oslovení s přidanou službou zacílení, tedy zacílení naší reklamy na konkrétní uživatele nebo skupiny uživatelů Facebooku. Podobně to funguje i s jinými sítěmi, například LinkedIn nebo Skype.

Údaje o nemovitém majetku
V případě, že využíváte nebo jste využil/a naše služby, evidujeme údaje o Vašem nemovitém majetku, který jste v souvislosti s poskytováním našich služeb zcizil nebo nabyl, případně o němž jste nás informoval. Tyto údaje využíváme k zacílení konkrétních nabídek našich služeb a produktů na konkrétní klienty nebo k párování nabídek a poptávek evidovaných ve společnosti OXFORD GROUP a jejími partnery. Například v případě, že některý z našich klientů má zájem o pořízení nemovité věci, která svým popisem odpovídá nemovité věci vlastněné jiným klientem.

Externí zdroje
Občas nám naše vlastní data pro vhodné cílení a ověření důvěryhodnosti nepostačují. Proto využíváme i informace z externích zdrojů. Jedná se zejména o veřejně dostupné rejstříky, například obchodní rejstřík, registr ekonomických subjektů, profesní registry apod., ale i sociální sítě.

Průzkumy a uživatelské testování
Když připravujeme nový produkt nebo chceme znát názor na naše stávající produkty a reklamy nebo chceme zjistit, jaké služby by se líbily, ptáme se přímo našich klientů v různých výzkumech. Výstupem z nich jsou průměrné výsledky pro celou skupinu respondentů, nikdy ne na úrovni jednotlivců, ale také se inspirujeme konkrétními výroky respondentů.

Údaje, které o Vás zpracováváme za účelem plnění naší právní povinnosti
Jedná se o údaje, které primárně musíme sbírat, vyhodnocovat a uchovávat po stanovenou dobu, protože jde o plnění naší legislativní povinnosti. Jedná se např. o archivační povinnost podle různých zákonů regulujících oblast našeho podnikání, získávání a vyhodnocování údajů pro potřeby plnění povinností při předcházení praní špinavých peněz a celé řady dalších zákonů. Příkladem jsou: zdroje a původ příjmu, kapitálová provázanost, státní příslušnost, místo pobytu, předmět činnosti, politická příslušnost apod. Na základě Vašeho marketingového souhlasu tyto údaje budeme moci zpracovávat i pro marketingové účely.

Údaje, které o Vás zpracováváme za účelem našich oprávněných zájmů
Typicky jsou to údaje sloužící k zajištění bezpečného používání našich produktů a služeb, posuzování důvěryhodnosti a solventnosti, předcházení a vyhodnocování možných podvodných jednání apod. Na základě Vašeho souhlasu tyto údaje budeme moci zpracovávat i pro marketingové účely.

2. Z JAKÝCH ZDROJŮ TYTO INFORMACE POCHÁZEJÍ?

Údaje zpracovávané v rámci souhlasu poskytne nejčastěji sám klient. Využíváme však i další informace, které získáme o klientovi v rámci naší činnosti, z veřejných zdrojů (například veřejné seznamy a rejstříky, sociální sítě, jiné veřejné informační zdroje) nebo od spolupracujících třetích stran. Všechny tyto údaje Skupina NRH zpracovává společně a mohou být i vzájemně předávány mezi správci.

3. PRO JAKÉ ÚČELY TENTO SOUHLAS UDĚLUJETE?

Účelem zpracování osobních údajů je správa databáze údajů o klientovi vložená zaměstnancem nebo partnerem společnosti OXFORD GROUP prostřednictvím některého ze software provozovaných společností OXFORD GROUP a využívaných zaměstnanci apartnery a společnosti OXFORD GROUP. Tento souhlas je potřebný k tomu, aby Vám mohli zaměstnanci a partneři společnosti OXFORD GROUP poskytovat kvalitní a efektivní služby tím, že budou moci pro svou práci využívat náš software obsahující Vaše data. Účelem zpracování osobních údajů se dále rozumí nabídka produktů a služeb poskytovaných zaměstnanci a partnery společnosti OXFOR GROUP a spolupracujícími třetími stranami, a to i prostřednictvím elektronických kanálů, dále marketingové zpracování, analýzy a profilování s cílem přizpůsobit naši nabídku Vašim potřebám a zkvalitnit poskytované služby.

Se souhlasem klienta zpracováváme jeho osobní údaje mimo jiné za účelem vytvoření vhodné nabídky služeb pro klienta. Může to být prodejní nebo nákupní nabídka související s realitním trhem nebo financováním, servisní komunikace, průzkum spokojenosti nebo gratulace k narozeninám.

Ke komunikaci s Vámi využíváme široké spektrum kanálů – klasickou poštu, telefon, SMS a e-mail.
Osobní údaje našich klientů dále zpracováváme pro podporu obchodních rozhodnutí a identifikaci obchodního potenciálu a posuzování rizikovosti konkrétního klienta.

Samotnému použití informací předchází jejich zpracování spočívající zejména v zadání osobních údajů do softwarové databáze společnostii OXFORD GROUP a jejich následné vyhledávání a využití při párování nabídek a poptávek na realitním trhu, při vyhledávání vhodné nabídky nebo poptávky pro klienta nebo při poskytování přímých služeb klientovi. Zpracování může být jak manuální, tak automatizované.

4. KOMU SOUHLAS UDĚLUJETE?

Váš souhlas udělujete těmto společnostem, OXFORD GROUP ,s.r.o.a společnostem,které označujeme jako „Skupina NRH“:

BYTY CZ s.r.o. – IČO: 00537861
REAL ESTATE CZECH REPUBLIC a.s. – IČO: 29132886
Realitní akademie České republiky a.s. IČO: 03439933
Realitní software České republiky a.s. – IČO: 02588731
Svět financí a.s. – IČO: 01487655

Váš souhlas udělujete dále subjektům, které spolupracují se společností OXFORD GROUP a se Skupinou NRH na partnerské bázi a využívají koncepce a software společnosti OXFORD GROUP a Skupiny NRH, tedy poskytují své služby pod značkami oxfrord group, dumrealit.cz, reality11, HOME4PEOPLE, Lovci nemovitostí nebo dalších, které mohou v budoucnu v rámci společnosti OXFORD GROUP a Skupiny NRH vzniknout, přičemž Váš souhlas udělujete konkrétně:

partnerovi – pobočce/realitní kanceláři, s níž jste si sjednal poskytování služeb a dále realitnímu makléři, který Vám bude přímo poskytované služby této pobočky/realitní kanceláře poskytovat
Společností OXFORD GROUP a Skupinou NRH vybranému partnerovi – pobočce/realitní kanceláři v případě, že se zájmem o poskytování služeb neoslovíte konkrétní pobočku – realitní kancelář, ale kontaktujete přímo jednu ze společností OXFORD GROUP a Skupiny NRH, která pro Vás vybere dle svého uvážení vhodného partnera, který Vás bude kontaktovat za účelem poskytnutí produktů nebo služeb společnosti OXFORD GROUP a Skupiny NRH.

Podle zákonné definice je správcem osobních údajů každý subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí za jím stanoveným účelem jejich shromažďování, zpracování a uchování.

Všechny výše vyjmenované společnosti OXFORD GROUP Skupina NRH vystupují jako tzv. společní správci Vašich osobních údajů. Pro účely uvedené v souhlasu si tedy údaje uvedené v souhlasu mohou sdílet a zpracovávat. Partner společnosti OXFORD GROUP a Skupiny NRH a realitní makléř vystupují jako samostatní správci osobních údajů.

Při udělování souhlasu ani později nelze vybírat, které společnosti bude souhlas udělen a které nikoli. Váš případný nesouhlas se zahrnutím pouze některých z uvedených společných správců jsme proto nuceni považovat za neudělení, resp. odvolání, tohoto souhlasu k marketingovému a administrativnímu zpracování osobních údajů.

5. KDO MŮŽE VAŠE ÚDAJE ZPRACOVÁVAT?

Regulace ochrany osobních údajů umožňuje, aby správce pověřil zpracováním osobních údajů zpracovatele. Zpracovatel osobních údajů je každý subjekt, který na základě zvláštního zákona nebo pověření či zmocnění správcem zpracovává osobní údaje. Tento postup mohou v některých případech používat i OXFORD GROUP a společnosti Skupiny NRH.

6. JAK DLOUHO OSOBNÍ ÚDAJE UCHOVÁVÁME?

Souhlas zůstává v platnosti po dobu využívání produktů a služeb společnosti OXFORD GROUP a Skupiny NRH a jejích partnerů a následující 1 rok nebo do doby, než souhlas odvoláte.

V případě, že se naším klientem nestanete (tj. nebude založen smluvní vztah se společností OXFORD GROUP nebo členem Skupiny NRH), bude Váš souhlas platit 1 rok od jeho udělení. Po skončení platnosti a účinnosti souhlasu budou Vaše osobní údaje vymazány nebo zpracovávány pouze v rozsahu a pro účely, ke kterým není dle právních předpisů nutný souhlas.

Vaše osobní údaje však mohou být zpracovávány i poté, co uplynula výše uvedená doba nebo pominula platnost Vašeho souhlasu se zpracováním osobních údajů, avšak pouze, je-li pro jejich zpracování dán jiný zákonný důvod a pouze v rozsahu vyžadovaném takovým zákonným důvodem.

Takovým zákonným důvodem je zejména zpracování osobních údajů nezbytné pro splnění smlouvy některého z Partnerů nebo členů společnosti OXFORD GROUP a Skupiny NRH, jejíž smluvní stranou jste. Dále pak zpracování osobních údajů nezbytné pro splnění právní povinnosti (zejména daňové a účetní povinnosti) a rovněž zpracování nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany (zejména zpracování po dobu existence práva subjektu údajů na uplatnění práv ze skrytých vad nemovitosti, dále například zpracování za účelem obnovení obchodní spolupráce s Vámi v budoucnosti nebo zpracování z důvodu nutnosti zachování evidence realizovaných obchodních případů).

7. JAK MŮŽETE SVŮJ SOUHLAS ODVOLAT?

Souhlas je dobrovolný, můžete jej odmítnout udělit nebo udělený souhlas kdykoli odvolat, a to u kterékoli společnosti OXFORD GROUP a Skupiny NRH. Neudělení souhlasu nebo jeho odvolání nemají žádné důsledky na Váš smluvní vztah s jakoukoli společností nebo partnerem společnosti OXFORD GROUP a Skupiny NRH ani na využívání jejich produktů a služeb, pro které není tento souhlas potřebný.

Souhlas můžete odvolat u partnera společnosti OXFORD GROUP a Skupiny NRH, u nějž nebo jehož prostřednictvím jste souhlas udělil, a dále zasláním odvolání souhlasu poštou nebo emailem jedné ze společností OXFORD GROUB nebo Skupiny NRH. V odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů doporučujeme pro urychlení vyřízení žádosti uvést e-mail a telefon uvedený při udělení souhlasu, abychom byli schopni rychleji v případě shody jmen dohledat konkrétní záznam v databázi osobních údajů.

Odvoláte-li souhlas v jedné ze společností OXFORD GROUP nebo Skupiny NRH, bude se toto odvolání vztahovat i na ostatní členy společnosti OXFORD GROUP nebo Skupiny NRH, partnery OXFORD GROUP nebo Skupiny NRH a realitní makléře, jimž jste souhlas udělil/a, což znamená, že žádná z nich nebude po tomto datu moct dál zpracovávat Vaše osobní údaje pro účely uvedené v souhlasu.

Souhlas můžete odvolat rovněž pouze částečně, a to pouze pro marketingové účely. Odvolání souhlasu uděleného pro administrativní účely automaticky zahrnuje i odvolání souhlasu pro marketingové účely.

V případě odvolání souhlasu budeme vycházet z předpokladu, že si již nepřejete, abychom nadále zpracovávali Vaše osobní údaje k účelům, k nimž jste dal souhlas, a to ani na základě případně dříve udělených marketingových souhlasů nebo případných specifických marketingových souhlasů. Tyto případné další marketingové souhlasy tedy rovněž budeme považovat za odvolané.

8. JAKÁ MÁTE ZÁKONNÁ PRÁVA PŘI ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Máte právo nás požádat o poskytnutí informace o osobních údajích o Vás zpracovávaných, účelu a povaze zpracování osobních údajů a o příjemcích osobních údajů. Pokud byste zjistil nebo se domníval, že provádíme zpracování Vašich osobních údajů v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy, jste oprávněn požadovat po nás vysvětlení, případně požadovat, aby společnost OXFORD GROUP nebo člen Skupiny NRH odstranil takto vzniklý závadný stav. Máte rovněž právo obrátit se v případě porušení našich povinností na Úřad pro ochranu osobních údajů se žádostí o zajištění opatření k nápravě.

Dále máte právo požadovat přístup k osobním údajům, které se Vás týkají, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a vznést námitku proti zpracování osobních údajů.